Hur fyller man i konsultavtalet?
Bilagor
All nödvändig information behöver inte stå i huvudavtalet, eftersom det lätt blir för omfattande. Hänvisningar kan därför göras till särskilda bilagor som gäller för avtalsförhållandet. Exempel på bilagor kan vara en uppdragsbeskrivning, en prislista eller ersättningsmodell, en tidplan eller ett personuppgiftsbiträdesavtal om konsulten hanterar personuppgifter åt beställaren. För att undvika oklarheter är det viktigt att reglera vilket dokument som har företräde om bilagorna inte stämmer överens med huvudavtalet.
Definitioner
För att undvika ett alltför omfattande avtal kan det vara på sin plats att definiera termer som förekommer ofta i avtalet, till exempel ”Avtalet” och ”Projektet”.
Bakgrund
Här beskrivs syftet med avtalet och varför parterna ingår det. Den vanligaste anledningen är att beställaren har behov av de tjänster konsulten kan erbjuda. För att undvika missförstånd är det bra om konsultens kvalifikationer beskrivs så utförligt som möjligt.
Konsultens åtagande
Här beskrivs konsultens arbetsuppgifter och övriga åtaganden. Beskriv arbetsuppgifterna så utförligt som möjligt för att undvika missförstånd. Det är också viktigt att tydliggöra att konsulten utför uppdraget som självständig uppdragstagare och är godkänd för F-skatt. Då behöver beställaren inte betala arbetsgivaravgifter eller dra preliminärskatt. Saknar konsulten F-skatt är beställaren skyldig att göra det. Observera att det är hur uppdraget fungerar i praktiken som avgör om det räknas som ett uppdrag eller en anställning – inte vad avtalet kallas.
Här regleras också om konsulten får anlita underkonsulter. I mallen krävs beställarens skriftliga godkännande, och konsulten ansvarar för underkonsultens arbete som för sitt eget.
Beställarens åtagande
Här beskrivs de åtaganden beställaren tar på sig, till exempel att ge konsulten tillgång till lokaler, information och det underlag som behövs för uppdraget.
Immateriella rättigheter
Reglerar vem som äger det konsulten tar fram i uppdraget, till exempel texter, kod eller design. Enligt svensk rätt tillhör upphovsrätten som huvudregel den som skapat verket, så om beställaren ska äga resultatet behöver rättigheterna uttryckligen överlåtas i avtalet. Det konsulten ägde redan innan uppdraget stannar hos konsulten.
Ersättning
En central del i varje konsultavtal. Ersättningen kan bestå av timarvode, fast och/eller rörligt arvode, avtalad minimiersättning, ersättning för kostnader samt incitament som provision eller bonus. I mallen kryssar du i vilken modell som gäller. Om ersättningsvillkoren är mer komplicerade kan de brytas ut till en separat bilaga.
Betalning
Parterna behöver även reglera hur och när ersättningen ska betalas. Det sker vanligtvis via faktura med en betalningstid, till exempel 30 dagar. Avtalet kan också reglera vad som händer om beställaren inte betalar i tid, till exempel dröjsmålsränta och påminnelseavgift. Rörlig ersättning bör regleras separat, eftersom den betalas först när utfallet kan fastställas.
Sekretess och personuppgifter
När en konsult arbetar i ett projekt får hen ofta inblick i beställarens verksamhet. Sekretessklausulen reglerar vilken information som är konfidentiell, vad som inte omfattas av sekretessen och att sekretessen gäller även efter att avtalet har upphört. Om konsulten behandlar personuppgifter åt beställaren kräver dataskyddsförordningen (GDPR) dessutom ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Ansvar och ansvarsbegränsning
Om en part orsakar den andra parten skada kan parterna reglera hur detta ska hanteras, vilka skador som är ersättningsgilla och till vilket belopp. I mallen är ansvaret begränsat till den ersättning som betalats under de senaste tolv månaderna, utom vid uppsåt eller grov vårdslöshet. Här regleras också hur beställaren ska anmäla fel i konsultens arbete.
Force majeure
Reglerar ansvarsfrihet vid omständigheter utom parternas kontroll, till exempel krig, strejk, pandemi eller naturkatastrofer. Om sådana händelser blir långvariga är det vanligt att avtala om rätt att avbryta avtalet i förtid.
Avtalstid och uppsägning
Reglerar hur länge konsultuppdraget pågår, på bestämd tid eller till dess ett projekt slutförts, samt vad som gäller vid avtalsperiodens slut och eventuell uppsägningstid. Det är också klokt att reglera när avtalet får sägas upp i förtid, till exempel om en part bryter mot avtalet eller går i konkurs.
Överlåtelse
Om parterna inte vill att avtalet ska kunna överlåtas till en tredje part kan det avtalas att detta kräver den andra partens skriftliga godkännande.
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet bör vara skriftliga och godkända av båda parter för att undvika oklarheter om vad som faktiskt har avtalats. Digital signering fungerar lika bra för tillägg som för själva avtalet.
Tillämplig lag och tvist
Som huvudregel gäller svensk lag mellan två svenska avtalsparter. Parterna kan även välja om en eventuell tvist ska avgöras i allmän domstol eller genom skiljeförfarande. I den här mallen förespråkas allmän domstol.
